Patuhi Regulasi Kearsipan, Disbun Gelar Pemusnahan Arsip
SAMARINDA. Tumpukan arsip lama yang telah berusia puluhan tahun akhirnya ditutup dengan satu langkah penting dalam tata kelola pemerintahan.
Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur (Disbun Kaltim) menggelar kegiatan Pemusnahan Arsip Kurun Waktu Tahun 1988–2009 sebagai wujud komitmen terhadap pengelolaan arsip yang tertib, akuntabel, dan sesuai regulasi. Kegiatan tersebut dilaksanakan di Ruang Rapat Hevea, Kantor Disbun Kaltim, pada Jumat (19/12/2025).
Kegiatan pemusnahan arsip ini dihadiri oleh sejumlah perwakilan instansi strategis di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur.
Hadir Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur yang diwakili oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip, Diana Rosalita, Inspektur Daerah Provinsi Kalimantan Timur yang diwakili oleh Pengawas Penyelenggaraan Urusan Pemerintah Daerah Ahli Muda, Irwansyah, serta Kepala Biro Hukum Setda Provinsi Kalimantan Timur yang diwakili oleh Kepala Bagian Bantuan Hukum dan HAM, Achmad Jusriadi Tasrip.
Turut hadir pula para Pejabat Administrator di lingkup Disbun Kaltim beserta jajaran sebagai bentuk dukungan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan tersebut.
Kegiatan secara resmi dibuka oleh Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur yang diwakili oleh Sekretaris Disbun Kaltim, Andi Siddik. Dalam sambutannya, Andi menegaskan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian penting dari penyelenggaraan kearsipan yang profesional dan bertanggung jawab.
Andi menyampaikan bahwa seluruh proses pemusnahan arsip telah berpedoman pada ketentuan peraturan perundang-undangan, khususnya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan beserta peraturan pelaksanaannya.
“Arsip yang dimusnahkan pada hari ini merupakan arsip yang telah habis masa retensinya, tidak lagi memiliki nilai guna, baik administratif, hukum, maupun historis, serta telah melalui proses penilaian dan persetujuan sesuai dengan prosedur yang berlaku,” ujar Andi.
Menurutnya, melalui kegiatan pemusnahan arsip ini, Disbun Kaltim tidak hanya menjalankan kewajiban administratif, tetapi juga berupaya mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (good governance), meningkatkan efisiensi penyimpanan arsip, serta menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi yang dikelola oleh perangkat daerah.
Lebih lanjut, Andi berharap kegiatan ini dapat menjadi momentum penting untuk meningkatkan kesadaran dan komitmen seluruh pegawai Disbun Kaltim terhadap pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Pengelolaan arsip harus dilakukan secara menyeluruh, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip secara tertib, sistematis, dan bertanggung jawab.
“Dengan pengelolaan arsip yang baik, kita dapat mendukung terwujudnya pelayanan publik yang lebih efektif, efisien, dan transparan,” pungkas Andi.
Tahapan pemusnahan arsip yang dilaksanakan Disbun Kaltim ini telah melalui serangkaian proses panjang dan berlapis. Proses tersebut dimulai dari penilaian arsip yang akan dimusnahkan, verifikasi oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, hingga terbitnya Surat Gubernur Kalimantan Timur Nomor 000.5.6.2/3494/DISBUN/2025 tanggal 8 Oktober 2025 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur.
Berdasarkan hasil penilaian dan verifikasi, arsip yang dimusnahkan berjumlah 5.134 berkas yang dinyatakan telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna lanjutan.
Dalam kesempatan yang sama, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, Diana Rosalita, menyampaikan apresiasi dan penghargaan setinggi-tingginya kepada Disbun Kaltim atas kepatuhan dan konsistensinya dalam melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Diana menegaskan bahwa pemusnahan arsip merupakan bagian penting dari siklus pengelolaan arsip dinamis setelah melalui tahapan penilaian, verifikasi, dan memperoleh persetujuan resmi.
“Pemusnahan arsip bukan sekadar mengurangi volume arsip, tetapi merupakan upaya strategis untuk menjamin tertib arsip, meningkatkan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan, serta menjaga akuntabilitas dan kepastian hukum,” jelas Diana.
Diana juga menambahkan bahwa arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang telah dipastikan tidak memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun historis.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, lanjutnya, senantiasa berkomitmen untuk melakukan pembinaan, pendampingan, dan pengawasan kepada seluruh perangkat daerah agar pengelolaan arsip dapat berjalan profesional, akuntabel, dan sesuai standar kearsipan nasional.
Rangkaian kegiatan kemudian dilanjutkan dengan penandatanganan Berita Acara (BA) Pemusnahan Arsip oleh para pihak terkait sebagai bentuk legalitas dan pertanggungjawaban administratif.
Setelah itu, dilakukan pemusnahan arsip secara simbolis dan berkelanjutan sesuai prosedur yang telah ditetapkan, dengan pengawasan dari instansi terkait guna memastikan kegiatan berjalan tertib, aman, dan sesuai ketentuan.
Melalui pelaksanaan pemusnahan arsip ini, Disbun Kaltim berharap dapat terus meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan serta menjadikannya sebagai bagian penting dalam mendukung reformasi birokrasi dan peningkatan pelayanan publik.
Kegiatan ini diharapkan pula dapat menjadi contoh praktik baik (best practice) bagi perangkat daerah lainnya di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur dalam mengelola arsip dinamis secara profesional dan bertanggung jawab. (fif/disbun)
SUMBER : SEKRETARIAT
